¿Por qué es importante conservar tus documentos en un almacén?

En los últimos años, muchos emprendedores están optando por unidades de almacenamiento en alquiler para guardar pertenencias que consumen espacio, y sobre todo, aquellos documentos que quieren proteger.

El almacenamiento de documentos es una parte vital en la gestión de un negocio, ya que es procedimiento de protección, conservación y monitoreo de documentos. Esto permite que estén vigilados de manera óptima, con el objetivo de otorgar la disponibilidad de quien lo requiera a largo plazo.

En este artículo de The Safe Storage, profundizaremos en por qué es importante conservar tus documentos en un almacén.

Ahorras dinero

 

Todas las empresas tienen un objetivo en común, ahorrar la mayor cantidad de dinero y sobre todo, reducir gastos. 

Es probable que estés considerando alquilar un local de mediano tamaño para guardar todas tus cosas, pero deberías preguntarte si realmente es necesario, y sobre todo, rentable. Honestamente, alquilar un almacén puede ahorrarte una buena cantidad de dinero. Además te alivia la necesidad de contratar personal de seguridad o de inventario. 

Controlas la temperatura

Si estás buscando un lugar dónde guardar y proteger toda la data de tu compañía, un almacén es la mejor solución. Una unidad de almacenamiento es útil para cualquier empresas que esté buscando mantener a salvo una gran cantidad de documentos, no importa si los guardas en cajas o archivadores.

Esto es lo mejor que puedes hacer para proteger tus boletas de pagos, certificados, actas, títulos de propiedad y folios sobre proyectos. Tenerlos en otros espacios como en casa puede hacer que se pierdan o incluso los podría arruinar.

Algo a tomar en consideración, dentro un almacén, es que lo único que impedirá que estos importantes documentos se vean afectados es un control apropiado de la humedad. De lo contrario, obtendrás resultados indeseables como el desvanecimiento de la tinta o la decoloración del archivo original.

Obtienes mayor espacio

obtienes mayor espacio

Es cierto que la creación de un emprendimiento o negocio viene con muchos gastos que pueden consumir rápidamente el capital existente. Si recién estás empezando un negocio o si estás planeando re dirigir algunos gastos, usar almacenes en alquiler te va a permitir expandirte sin necesidad de gastar fuertemente en instalaciones.

Una de las reglas de oro al momento de dirigir una empresa es ahorrar siempre en todo lo que puedas. Ahorrar en personal, en materia prima, en transporte y sobre todo en alquileres. Archivar documentos en una unidad de almacenamiento contribuye a lograr este objetivo, ya que además de espacioso te da la posibilidad de liberar más espacio y reducir los gastos operativos. Mientras menos archivos tengas, menos tiempo y dinero invertirás en gestionarlos.

Asimismo, archivar documentos en una unidad puede mejorar el flujo y rendimiento de tu emprendimiento. Al optimizar el orden de los documentos que no son importantes, facilitas el acceso al resto de información y mejoras de forma potencial el rendimiento de tu trabajo.

Los servicios de depósitos en alquiler ofrecen una variedad de opciones y tamaños de unidades de almacenamiento acorde a tus necesidades y las de tu negocio. De esa forma, puedes escoger el depósito que más se acomode a ti y a lo que estás buscando. 

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Te brinda seguridad y confidencialidad

Si eres nuevo manejando una pequeña empresa desde una oficina, va a ser agotador para ti mantener un ojo vigilante en toda la mercadería y en los documentos en todo momento. 

Sin embargo, puedes garantizar la seguridad de tu equipo y de sus registros manteniéndolos en un lugar seguro las 24 horas del día. La gran mayoría de empresas de alquiler de depósitos en Lima cuentan con un sistema de seguridad de alto rango en todo sus perímetros. 

Asimismo, dentro de una empresa de depósitos en alquiler la seguridad en la mayoría de las bodegas incluye cerraduras duraderas, sistemas de vigilancia y personal de seguridad.

Dentro de las medidas de seguridad se pueden encontrar: Cámaras de vigilancia en la entrada y los pasillos, tarjetas de ingreso exclusiva para el propietario del almacén, candados fortificados para cada depósito y un personal de seguridad las 24 horas del día, disponible en caso de cualquier emergencia.

No los pierdes de vista

no pierdes vista

Es verdad, no puedes estar seguro de que nunca perderás algún documento valioso. Sin embargo, existen formas de minimizar los riesgos de perder documentos importantes para ti y tu empresa.

  • Mantenlo todo en un mismo lugar
  • Reemplaza los documentos perdidos inmediatamente
  • Usa una caja a prueba de fuego o en la nube
  • Protege y destruye información apropiadamente 

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En The Safe Storage Co. Brindamos el servicio de alquiler de depósitos para guardar cosas, de esta manera podrás mantener tus bienes protegidos y en una zona de fácil acceso para ti. Comunícate con nosotros si estás interesado en nuestras unidades de almacenamiento.

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