Guardar archivos es una tarea común para personas y empresas de todo el mundo, sin embargo, muchas personas carecen de conocimientos sobre cómo almacenar adecuadamente los archivos para protegerlos y preservarlos.
El papel y los dispositivos digitales (CD, memoria USB, tarjetas de memoria, etc.) que contienen información necesitan preservarse para asuntos comerciales, legales o personales. Desafortunadamente, los archivos no son estables. Se deterioran física y químicamente con el tiempo, especialmente cuando se almacenan en un ambiente que no tiene niveles estables de temperatura o humedad.
En distintos países guardar archivos es de vital importancia, por ende han investigado la manera de almacenarlos y preservarlos adecuadamente. En The Safe Storage Co hemos reunido información útil para guardar archivos correctamente. Además, contamos con espacios especialmente destinados al almacenaje de archivos. Estos cuentan con una forma ideal para hacer el mejor uso del espacio, manteniendo la accesibilidad.
Tipos de archivos
Uno de los primeros y más importantes aspectos para guardar archivos es determinar qué tipo de archivo necesitas almacenar. Para los empresarios, esto es importante ya que hay tres tipos de archivos: activo, inactivo y archivo muerto.
Los archivos activos contienen información que se está utilizando en la empresa y deben ser fácilmente accesibles para empleados y empleadores. Los archivos activos deben tener un área de almacenamiento exclusiva en el lugar de trabajo y deben almacenarse en un área segura para evitar cualquier robo o pérdida de documentación.
Los archivos inactivos conservan documentos de consulta poco frecuente y deben trasladarse de las áreas de trabajo a un depósito externo. Los archivos inactivos requieren un entorno controlado con niveles regulados de temperatura y humedad, además de protección contra inundaciones, plagas y luz para que puedan ser preservados.
Los archivos muertos contienen información que no está en uso, pero tiene valor. Este tipo de archivo requiere mayor cantidad de cuidado y su preservación es una necesidad. Los archivos muertos deben transferirse lo antes posible a un área de almacenamiento externa exclusiva. Se recomienda que sea fuera de la empresa y con condiciones similares a las de los archivos inactivos.
Independientemente del estado de los documentos o del tipo de archivo que se necesite guardar, todos los registros de información requieren un manejo cuidadoso para su preservación y protección, por esta razón en los depósitos de The Safe Storage Co se pueden guardar archivos inactivos o muertos sin inconvenientes, en un ambiente con sistema de temperatura y humedad controlada.
¿Cuáles problemas podrían ocurrir si no se guardan los archivos?
Las empresas públicas como las privadas necesitan preservar los archivos para no perder información vital y puedan mantener registros precisos de sus actividades en asuntos legales. Es necesario proteger los archivos para evitar que se cometan actos delictivos con ellos y moderar su deterioro. La falta de preservación y protección de los archivos puede llevar a que una empresa, agencia gubernamental o persona se convierta en víctima de robo de identidad, acusada de fraude, quiebra y mucho más. Las personas saben lo importante que son los archivos y es por eso que se guardan, pero un almacenamiento deficiente conduce a problemas.
Consejos útiles para guardar archivos
Los expertos en el almacenamiento de archivos recomiendan seguir algunos pasos para conservar la documentación de manera óptima:
1. Organización
Al guardar archivos estos deben estar organizados. Los archivos activos, inactivos y muertos deben mantenerse separados unos de otros. Todos los archivos deben ser indexados con un sistema de clasificación e identificados por su valor. Una mala organización cuando se trata de guardar archivos puede ser perjudicial para una empresa, persona o agencia gubernamental. Perder documentos importantes ocasiona estrés emocional, angustia, frustración y ansiedad, pero todo esto se puede evitar con la organización adecuada.
Las empresas deben organizarse, establecer un sistema de clasificación antes de guardar los archivos, almacenar elementos similares juntos y mantener los diferentes archivos separados unos de otros. Además, deberían asegurarse de que la persona que está organizando los archivos sea de confianza.
2. Seguridad
Cuando las empresas deciden guardar archivos en un depósito externo, deben verificar que los espacios cuentan con las medidas de seguridad adecuadas y con personal responsable, pero ¿qué condiciones de seguridad debe tener un depósito de alquiler? Se recomienda buscar espacios con acceso controlado, buena iluminación, vigilancia, etc .
A lo largo de la historia, la manipulación de archivos ha sido un problema común. Las organizaciones deben estar seguras de que los empleados correctos están manejando los archivos importantes y de que los depósitos donde están almacenados son monitoreados con cámaras de seguridad.
Guardar archivos fuera del espacio laboral es una gran opción para cualquiera que tenga archivos legalmente importantes, solo se debe asegurar su almacenamiento en un entorno seguro.
3. Inteligencia
La decisión de guardar archivos debe tomarse con inteligencia, especialmente si se están guardando por motivos legales y el manejo de este tipo de documentos debe hacerse con gran precaución. Sin que muchos lo sepan, la madre naturaleza es una amenaza casi tan grande como los seres humanos para la preservación de archivos. La humedad, la temperatura y la luz son grandes amenazas para el papel y los dispositivos digitales.
Almacenar los archivos en un ambiente limpio, protegido de la luz, protegido de plagas, con niveles de humedad entre 30 y 50 por ciento y por debajo de los 23 grados centígrados es necesario para la conservación a largo plazo de los archivos. No se debe comer ni beber en el área de almacenamiento ya que los alimentos y bebidas atraen a las plagas.
Se deben empacar y guardar los archivos con mucho cuidado. Las estanterías deben ser de un metal duradero e inoxidable. Debe haber suficiente espacio entre los estantes para que el personal pueda retirar o volver a colocar los registros de manera segura.
Los dispositivos digitales deben estar en cajas de plástico, los archivos de papel deben tener cubiertas de papel, los archivos muertos deben almacenarse en cajas de cartón libre de ácido o en embalajes de plástico que no emitan sustancias químicas. Todas estas precauciones frenarán drásticamente el deterioro del papel y de los soportes digitales.
4. Guardar archivos tomando en cuenta información importante como el tipo de papel
Hoy en día, el papel estándar se fabrica mediante un proceso alcalino que prolonga su vida útil; sin embargo, existen muchos tipos diferentes de papel. Los tres tipos más comunes de papel son: papel reciclado, papel térmico y papel autocopiativo.
El papel reciclado no es de calidad de archivo y no debe utilizarse para los registros permanentes. Este tipo de papel puede contener impurezas y tiene fibras de celulosa acortadas que lo hacen más débil y menos duradero que otros papeles.
El papel térmico tiene un recubrimiento sensible al calor que retiene las imágenes impresas, pero se deteriora con facilidad debido a la fricción, el calor o la luz. Por no mencionar que los rotuladores pueden disolver las imágenes en este tipo de papel . Todo contenido impreso en papel térmico debe fotocopiarse.
El papel autocopiativo tampoco es útil para conservar información a largo plazo y las imágenes impresas en estos papeles son muy inestables. Cualquier texto o imagen en este tipo de papel debe fotocopiarse para resguardar su contenido a largo plazo.
