Frente a la pandemia, muchas empresas han guardado sus muebles y elementos de oficina en un almacén seguro, puesto que se están adaptando al trabajo remoto y no requieren de un local físico por el momento. 

Sin embargo, algunas organizaciones trabajan con sistemas propios o con materiales delicados que requieren que los colaboradores estén presentes en las instalaciones. Estas empresas deben velar por mantener el bienestar en el lugar de trabajo, el cual no sólo comprende aspectos como limpieza y desinfección de la oficina.

Este debe incluir buenas estrategias de comunicación y de una cultura de oficina saludable que todos los colaboradores deben seguir. Para que puedas mantener tu espacio de trabajo en óptimas condiciones, en The Safe Storage Co. te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a que tu oficina esté más segura frente al COVID-19.

Limpieza y desinfección

Las buenas rutinas de limpieza y desinfección pueden reducir o eliminar, en gran medida, el riesgo viral de COVID-19 en superficies y objetos de la oficina. Es importante que te asegures de que todos los colaboradores se sientan seguros al ingresar diariamente al centro laboral.

Ante ello, el CDC (Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades) ha proporcionado un instructivo detallado sobre cómo limpiar y desinfectar los espacios de trabajo, así como una lista de desinfectantes que son efectivos contra el SARS-CoV-2 (el virus que causa el COVID-19). 

Si bien la guía del CDC debe leerse e implementarse lo más antes posible, algunos de los puntos clave que debes conocer antes de comenzar son los siguientes:

• Usa guantes desechables, batas y una mascarilla para la limpieza y desinfección. Retíralos con cuidado y deséchalos inmediatamente una vez culminado el proceso. 
• Limpia siempre antes de comenzar la desinfección. La limpieza con un detergente o una solución de agua y jabón elimina las partículas de riesgo en las superficies. Esto reducirá la carga viral antes de que comience la desinfección, lo que ayudará a que el desinfectante sea más efectivo contra el virus restante.

Existe una lista de desinfectantes aprobados por la EPA (Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos) que puedes tomar en cuenta para desinfectar. Uno de los más fáciles de encontrar en esta lista, es el cloro. Con este desinfectante, la CDC recomienda:

• 5 cucharadas (o 1/3 taza) de cloro por 3.5 litros de agua aproximadamente. Se recomienda esta solución para los pisos y la limpieza de superficies grandes.
• 4 cucharaditas de cloro por litro de agua. Esta solución es útil para aplicaciones con atomizador.
• Si usas toallitas desinfectantes (como las toallitas Clorox) recuerda que, para desinfectar adecuadamente, debes limpiar solo un artículo a la vez y que debes emplear suficientes toallitas para que la superficie permanezca húmeda durante 4 minutos.
• Nunca mezclar productos de limpieza.
• Limpia y desinfecta las superficies de alto contacto diario en las áreas comunes (por ejemplo, mesas, sillas, pomos de puertas, interruptores de luz, teléfonos y teclados, controles remotos, manijas, pantallas táctiles, escritorios, inodoros, lavabos, botones de ascensores, etc.).

Sistemas de ventilación y calidad del aire

El brote de Coronavirus dio a conocer la importancia de la calidad del aire interior y los pasos necesarios para mitigar la propagación de gérmenes y enfermedades en un espacio de trabajo. 

Las oficinas albergan muchas fuentes de contaminación del aire que, si se combina con una mala ventilación, puede aumentar la presencia de agentes patógenos en el ambiente.

Para mantener los espacios saludables, mientras los empleados están fuera de la oficina, las instalaciones deben concentrarse en mantener los sistemas de plomería, ventilación y filtración completamente limpios y en correcto funcionamiento, a fin de que puedan eliminar las partículas restantes en el aire. Algunas recomendaciones son:

• Atiende los problemas de calidad del aire interior que perciban los colaboradores.
• Lleva a cabo evaluaciones y pruebas en la calidad del aire regularmente. 
• Brinda orientación de la ventilación de los sistemas HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado por sus siglas en inglés) existentes, y crea conciencia sobre la calidad del aire en el centro laboral.
• Monitorea las necesidades de filtración de aire y los criterios adicionales relacionados con la recirculación de aire.
• Crea mensajes para los ocupantes del edificio (paneles, aplicaciones y señales) para reducir las preocupaciones sobre la posible transmisión de patógenos.

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Medidas de distanciamiento social en la oficina

Las empresas que requieren a sus colaboradores en las instalaciones deben velar por un correcto distanciamiento social en la oficina desde el principio.Implementar esta cultura en la empresa, en una etapa temprana, ayudará a probar qué método funciona mejor con el equipo antes de que todos regresen. 

Algunos métodos a considerar para el distanciamiento físico son:

• Limita quién ingresa a la oficina y cuándo lo debe hacer. Puedes optar por horarios flexibles y turnos escalonados; como turnos A / B para adaptarse a los horarios de limpieza y a las estaciones de trabajo limitadas.
• Traza un mapa de cómo se ve un plano de la oficina socialmente distanciado, usando los escritorios de la empresa y considerando una distancia de 2 metros. Asigna o permite que las personas reserven sus propios escritorios según lo que esté disponible: y determina la capacidad de estos en función del distanciamiento físico y de los horarios anteriormente mencionados.
• Acepta visitantes en la oficina solo si es absolutamente necesario. 
• Para refrigerios y el uso de casilleros, limita algunos espacios a fin de disminuir la cantidad de superficies compartidas.
• Actualiza el diseño de la oficina con divisores entre escritorios y espacios sociales, así como incluir señalización direccional en los lugares pertinentes.
• Mantén las reuniones virtuales siempre que puedas, aún si estás en la oficina. Puedes convertir la sala de conferencias en una oficina personal y guardar el excedente de sillas en una unidad de almacenamiento.
• Puedes implementar una entrada sin contacto con un sistema de control de acceso especializado. 

Comunicación y señalización sobre COVID-19 en el lugar de trabajo

La buena comunicación en la empresa es una de tus primeras (y mejores) líneas de defensas contra las afecciones físicas y emocionales que puede causar el Coronavirus. Debes estar preparado para apoyar a los empleados que puedan estar pasando por una variedad de emociones y desafíos personales durante este tiempo. Te recomendamos:

• Proporcionar actualizaciones claras, concisas y bien redactadas que sean relevantes para tu ubicación, industria y cultura laboral actual. Comunícate de manera oportuna y tranquila con tus colaboradores.
• Ofrecer canales de apoyo y comunicación bidireccional. Crea un espacio en el que tus colaboradores puedan comentarte sus inquietudes y necesidades; siempre que sea posible, realiza adaptaciones para las necesidades específicas que puedan presentarse.
• Implementar letreros o señalizaciones en la oficina que mantengan a todos conscientes de la bioseguridad dentro de la oficina. Puedes mencionar los cuidados de las vías respiratorias, recomendaciones de limpieza, distanciamiento social y verificación de síntomas.

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Recomendaciones generales para el regreso a oficinas

Si has pasado tiempo trabajando desde casa como medida preventiva, te recomendamos implementar algunas prácticas de higiene óptimas que pueden reducir la propagación del virus y resfriados (lo cual siempre es bienvenido, independientemente de la presencia del COVID-19). 

1. Aumenta la disponibilidad de toallitas desinfectantes y desinfectantes para manos 

Además de aumentar su disponibilidad, asegúrate de que todos saben cómo usarlos correctamente. Anima a todos en la oficina a que se comprometan a limpiar con regularidad las superficies de alto contacto.

1. Continúa mejorando los procedimientos profesionales de limpieza y desinfección dentro de la oficina para reducir la aparición de gérmenes y bacterias en el lugar de trabajo.
2. Si te es posible, implementa ciertas comodidades en la oficina que ayuden a reducir el contacto, como puertas de empuje, luces con sensores de movimiento, entre otras.
3. Si los escritorios rotan constantemente, solicita que todos limpien el equipo, las estaciones de trabajo y las superficies tan pronto como se vayan o escojan un lugar diferente.
4. Si tuvieras que reducir el aforo y hay escritorios vacíos que dificultan el tránsito, considera guardarlos en una bodega de almacenamiento.

Tu oficina más segura ante el COVID-19

Con las medidas adecuadas, la oficina puede lograr ser un espacio completamente apto y seguro para trabajar. Sin embargo, no solo debes pensar en el Coronavirus, sino también en cómo mantener la seguridad en tu oficina ante cualquier eventualidad.

Puedes reconsiderar la forma de trabajar y el diseño actual del espacio de trabajo para asegurarte de que todos tus colaboradores se mantengan saludables y eficientes. Si necesitas ayuda con la reorganización de una oficina, un depósito de alquiler puede ser tu mayor aliado en este proceso. ¡Esperamos que estos consejos te sean de ayuda!

En The Safe Storage Co. Brindamos el servicio de alquiler de depósitos para guardar cosas, de esta manera podrás mantener tus bienes protegidos y en una zona de fácil acceso para ti. Comunícate con nosotros si estás interesado en nuestras unidades de almacenamiento.