En The Safe Storage entendemos tu preocupación por mantener seguros tus documentos importantes. Ya sean documentos personales o de negocio, siempre hay papeles, facturas y documentos clave que simplemente no podemos darnos el lujo de perder.
Si bien nunca se puede estar seguro que nunca perderás esos documentos imposibles de reemplazar, nosotros como empresa enfocada en el alquiler de depósitos, estamos seguros que podemos ayudarte. En este artículo, te brindaremos 4 consejos clave para minimizar los riesgos de perder documentos importantes para ti.
1. Mantenlo todo en un mismo lugar
Quizás este consejo te parezca bastante obvio, pero ya sea que estés guardando tus documentos en algún lugar de tu casa o en una nube por internet, debes mantenerlos en un mismo lugar. Puede que pienses que estás minimizando riesgos al guardar tus documentos en diferentes lugares, pero en realidad es todo lo contrario. Lo más seguro es que termines pensando que los perdiste cuando en realidad solo están en otro lugar. Al final, solo estarás perdiendo mucho tiempo.
Recuerda: una vez que hayas usado lo que tenías que usar, regrésalo a su lugar de inmediato.
2. Reemplaza los documentos perdidos inmediatamente
Tarde o temprano todos perdemos algo valioso. Si bien en The Safe Storage no sucede, la irrefutable verdad es que en nuestra vida diaria no somos perfectos y las cosas se pueden perder, cuando esto sucede, reemplaza tus documentos perdidos tan pronto como sea posible.
Pero no todo son malas noticias, la buena noticia es que generalmente toma menos esfuerzo de lo que imaginas. Los certificados legales, tales como matrimonio o de nacimiento, pueden volver a ser guardados debidamente con tus otros documentos en pocos días de ser necesario. Asimismo, puedes pedir que se tramiten varios documentos a la vez.
Esto significa que no tendrás que estar sin tus documentos por mucho tiempo. Si bien te genere gastos, al menos tienes la seguridad de que tus documentos no son la única copia y que puedes recurrir a sus copias cuando necesites tus documentos en caso de pérdida.
3. Usa una caja a prueba de fuego o la nube
Puede que no estés del todo seguro de guardar todos tus documentos en un solo lugar por miedo a que si algo sucede, todo se destruirá de un solo golpe. Sin embargo, existen formas de minimizar el riesgo.
Mantén tus documentos físicos seguros mediante el uso de una caja a prueba de fuego. Por un aproximado de S/. 200, puedes tener una de estas hecha de un material resistente que sobrevivirá a incendios, inundaciones y el impacto de cualquier objeto que le caiga encima. Si bien puede parecer una exageración tanta seguridad para unos cuantos pedazos de papel, estas invirtiendo para nunca tener que pasar por los apuros de reemplazar estos documentos tan importantes en caso de que suceda algo. Ten en cuenta que el costo para reemplazar estos documentos podría llegar a superar el costo de una caja a prueba de fuego.
Con respecto a los documentos virtuales estados bancarios, notas personales y facturas, podrías mantenerlos seguros colocando una contraseña a tu computadora. Sin embargo, si también quieres acceder a ellos mediante otros dispositivos ajenos al tuyo y en cualquier lugar, lo que debes hacer es almacenarlos en la nube – puedes optar por usar las gratuitas o las de paga para contar con más capacidad.
Procura no triturar o deshacerte de las copias en físico una vez que las tengas en la nube. Si bien siempre tendrás a tu disposición el documento en la nube, siempre es bueno tener los documentos en físico en caso de que se te solicite presentarlos.
4. Protege y destruye información apropiadamente
El paso final para mantener tus documentos a salvo es asegurarse que la información importante no termine en las manos equivocadas. Todo comienza con estar seguro de que tienes los datos correctos para los destinatarios.
Sin embargo, aún hay más pasos que debes tomar, especialmente con los documentos digitales. Procura poner protección adicional a los documentos más importantes y personales. Es poco probable que no tengas grandes cantidades de documentos que sean sumamente importante como lo tendría cualquier otra empresa, pero asegúrate de proteger apropiadamente los documentos que sí lo son sin importar que sean pocos.
Proteger un documento y hacer que solo sea accesible mediante una contraseña es bastante sencillo con los archivos PDF. Asegúrate de que el destinatario sepa la contraseña sin la necesidad que se la tenga que enviar por email o por algún mensaje de texto. Podría ser su número de cuenta o su fecha de nacimiento.
Finalmente, toma en cuenta lo que le sucede a tu información personal una vez que te deshaces de la máquina que lo contiene. La seguridad de la información puede verse seriamente comprometida cuando la computadora se rompe o es reemplazada. Por ejemplo, si una computadora contiene información de algún paciente y luego se vende, esa información la obtendría el siguiente propietario, comprometiendo la información privada del paciente. Asegúrate de limpiar completamente la computadora o, en todo caso, destruirla una vez que ya no piensas tenerla.
Si tienes todos estos consejos en cuenta, serás capaz de mantener todos tus documentos importantes a salvo y listos para cuando más los necesites.
En The Safe Storage Co. contamos con el mejor servicio de almacenes seguros y accesibles en Lima. Estamos ubicados en Av. Camino Real 140 – San Isidro. Conoce más de nuestro servicio en: www.safestorage.pe. Solicita asesoramiento desde nuestro formulario de contacto.
