La administración de inventarios comienza con un proceso definido, en donde se establecen los métodos de guardado, los tiempos de reposición de materiales y, sobre todo, el lugar donde se almacenarán los productos; que puede ser desde un garaje hasta una unidad de almacenamiento.

Sin embargo, la administración de inventarios puede ir más allá por medio de herramientas y softwares que contribuyan a la gestión de tu stock. La gestión de inventario implica ordenar, almacenar y utilizar los materiales o productos de una empresa de manera eficaz y en el momento preciso.

Darle prioridad a tu inventario te ayudará a comprender lo que necesitas ordenar o fabricar con más frecuencia, para que puedas satisfacer continuamente las necesidades de tus clientes. 

No obstante, con varios tipos de inventario disponible, como inventario de materias primas, inventario de ciclo y bienes MRO, es posible que la clasificación y correcto control del stock de tu negocio sea un poco complicado. A fin de ayudarte, en The Safe Storage Co. te mostramos cómo controlar el stock de tu negocio.

¿Por qué es importante el control de inventarios?

La administración y control de inventarios  es una parte crucial en la rentabilidad de una empresa. A pesar de esto, muchas pequeñas empresas no practican una buena administración cuando se trata de los artículos y materias primas que tienen en inventarios. 

Por un lado, algunas empresas tienen muy poco inventario y no pueden satisfacer las expectativas de los clientes al no suministrar suficientes productos. Esto a menudo aleja a los clientes, llevándolos a confiar en otra empresa y perdiendo la confiabilidad en la empresa sin inventario.

Por otro lado, varias empresas toman el camino inverso, contando con artículos en exceso «por si acaso». Esta también es una mala práctica, ya que si bien siempre tendrás los artículos que buscan tus clientes, el riesgo con esta estrategia es perder dinero innecesariamente.

El exceso de inventario no solo inmoviliza un valioso flujo de efectivo, sino que también cuesta más almacenarlo y rastrearlo. Por esta razón, la gestión eficaz del inventario se encuentra en un punto medio entre estos dos extremos. 

Si bien se requiere más trabajo y planificación para lograr un proceso de gestión eficiente, serán tus ganancias las que recompensarán tu esfuerzo.

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Tipos de inventario

Antes de que puedas abordar una gestión de inventario eficaz, debes comprender exactamente qué continente tu inventario, y cuál es su clasificación. Estos son algunos de los diferentes tipos de inventario:

• Materias primas, o los materiales que utilizas para fabricar tus productos.
• Productos sin terminar, trabajos en progreso que no están listos para venderse.
• Productos terminados, que generalmente se almacenan en un almacén hasta que se venden o envían.
• Mercancías en tránsito, que ya no se encuentran en el almacén y se transportan a su destino final.
• Ciclo de inventario, o productos que se envían a una empresa desde un proveedor o fabricante y luego se venden inmediatamente a los clientes.
• Inventario de anticipación, o exceso de productos en previsión de un aumento en las ventas.
• Desacoplamiento de inventario, o aquellas piezas, suministros o productos reservados en anticipación a una desaceleración o interrupción de la producción.
• Productos MRO, que significa «suministros de mantenimiento, reparación y operación/funcionamiento»; estos respaldan el proceso de producción.
• Inventario de reserva, o «existencias de seguridad», que sirve como protección en caso de un problema inesperado o la necesidad de más inventario.

Ordenar tu inventario es útil para saber qué artículos pertenecen a una misma categoría. De esta forma, administrarlos será más sencillo. Por ejemplo, podrás organizar tus productos terminados de manera diferente al que se realiza en materias primas; brindándote mayor flexibilidad en el uso de tu bodega de almacenamiento.

Consejos para administrar tu inventario

Estos son algunos consejos esenciales para administrar tu inventario de manera efectiva, a fin de lograr una mayor rentabilidad y administración del flujo de efectivo.

1. Prioriza tu inventario

La categorización de tu inventario en grupos de prioridad puede ayudarte a comprender qué artículos necesitas ordenar con más frecuencia y cuáles no; cuáles son los más costosos y cuales no tienen mucho valor; entre otros indicadores. Los expertos generalmente sugieren separar el inventario en grupos A, B y C. 

Los elementos del grupo A son elementos de mayor valor y los que necesita con menor frecuencia. Los artículos de la categoría C son artículos de menor costo que se entregan rápidamente. Por parte del grupo B, este es el intermedio: artículos que tienen un precio moderado y tienen una frecuencia de uso menor a la del grupo C, pero mayor a la del grupo A.

2. Realiza un seguimiento de toda la información del producto

Asegúrate de mantener registros de la información del producto en tu inventario. La información registrada debe incluir los SKU, datos de códigos de barras, proveedores, países de origen y números de lote. 

También, puedes considerar realizar un seguimiento del costo de cada artículo a lo largo del tiempo, con el objetivo de conocer los factores que pueden cambiar el costo del producto, como la escasez y la estacionalidad.

3. Audita tu inventario

Algunas empresas hacen un recuento completo una vez al año. Otras, realizan controles esporádicos mensuales, semanales o incluso diarios de sus artículos más populares. Muchas hacen todo lo anterior. 

Sin embargo, independientemente de la frecuencia con la que lo hagas, asegúrate de contar físicamente tu inventario con regularidad para cerciorarte de que coincida con lo que has contabilizado.

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4. Se constante en la forma en que recibe los artículos

¿Cuentas con un proceso estándar que todos los colaboradores siguen? ¿O cada empleado que recibe y procesa el stock entrante lo hace de manera diferente? Pequeñas discrepancias en la forma en que se toman las nuevas existencias podrían dejarte con muchas dudas al final del mes o el año, con números que no se alinean con tus órdenes de compra. 

Asegúrate de que todo el personal que recibe las existencias lo hace de la misma manera, y de que todas las cajas se verifican, reciben y desempacan juntas en tu almacén seguro.

5. Invierte en tecnología de gestión de inventarios.

Si es una empresa pequeña, es factible administrar el stock de tu negocio con los puntos anteriores de manera manual, con hojas de cálculo y cuadernos. No obstante, a medida que tu negocio crezca, pasarás más tiempo gestionando el inventario.

Para ayudarte, un buen software de gestión de inventario facilita todas estas tareas. Antes de elegir una solución, asegúrate de comprender lo que necesitas y de que este software pueda proporcionar los análisis importantes para tu negocio; y, sobre todo, que sea fácil de usar.

Si no tienes suficiente espacio para tu stock actual, recuerda que siempre puedes optar por un depósito de alquiler, a fin de que puedas organizar tu inventario con mayor facilidad, así como mantener tus productos en un lugar seguro. 

Esta es una solución ideal para guardar objetos que no necesites todo el tiempo, como productos terminados o materia prima fuera de temporada. ¡Esperamos que estos consejos te sean de ayuda!

En The Safe Storage Co. Brindamos el servicio de alquiler de depósitos para guardar cosas, de esta manera podrás mantener tus bienes protegidos y en una zona de fácil acceso para ti. Comunícate con nosotros si estás interesado en nuestras unidades de almacenamiento.