Tu certificado de nacimiento, tu declaración de impuestos, el título de propiedad y tus estados financieros son algunos documentos importantes que, si bien no utilizas con frecuencia, no puedes perder. A continuación, te contamos por qué la mejor forma de archivar tus documentos físicos es a través de una bodega personal.
Para comenzar, ¿estás realmente seguro de que has guardado estos documentos de forma segura? ¿están bien organizados y puedes acceder a ellos rápidamente en caso de emergencia? Si la respuesta es no, ¡no te preocupes! Eso cambiará a partir de hoy.
En breve, hablaremos acerca del almacenamiento de documentos y te mostraremos algunos tips para proteger tus archivos físicos y, así, tener la certeza de que están seguros. Entonces, ¿cuál es la mejor forma? Antes de esplayarnos, primero debemos saber por qué es importante.
Importancia
Archivar quiere decir guardar documentos que ya no se emplean de forma activa. Si pierdes tus archivos, te costará mucho recuperarlos, no solo a ti, sino que también a tus clientes, socios y personal de tu empresa.
Utilizar una bodega temporal es la manera más segura, fácil y efectiva de garantizar que todos tus documentos se conserven de forma correcta. Esto se debe a que los almacenes se monitorean de forma correcta y los documentos se resguardan en áreas resistentes. Además, existe un sistema de control de seguridad dentro de las instalaciones.
Ahora, te presentamos 3 razones por las que archivar documentos es importante tanto para las empresas como para cualquier persona.
1. Reduces costos y ahorras espacio
Cuando diriges una gran compañía o una recién en marcha, es importante ahorrar costos, siempre y cuando sea posible. Archivar documentos contribuye a lograr este objetivo, ya que libera espacio y reduce los gastos operativos. Cuanto menos archivos tengas, menos tiempo y dinero invertirás en gestionarlos.
2. Mejoras el flujo de trabajo y rendimiento
Archivar documentos de forma adecuada puede mejorar el flujo y rendimiento de trabajo de tu empresa. Según estimaciones, el 80 % de los datos de producción no son de fácil acceso. Al archivar estos datos que no son esenciales, puedes facilitar el acceso al resto de información y mejorar de forma potencial el rendimiento de tu negocio.
3. Evitas el robo de identidad
Los beneficios de almacenar documentos físicos en minibodegas no solo aplican para los negocios. Todos nosotros tenemos archivos importantes que podrían utilizarse para la usurpación de identidad.
Sorprendentemente, según un informe del Centro de Investigación Nacional de Consumidores, un cuarto de los estadounidenses, en algún momento, han perdido un documento importante (y en Perú, nuestro caso es similar). Esto demuestra cuán importante es guardar tus documentos de manera segura.
Tips para archivar tus documentos
1. Etiquétalos
No hay nada más desmotivador que ver 20 cajas iguales sin ningún tipo de marca y no tener idea qué documentos se encuentran dentro de ellas. Para evitar estar retirando lo que hay dentro de las cajas, haz una lista de los documentos que guardas. Luego, pégala en algún lado del contenedor de cartón.
Intenta mantener el mismo sistema de etiquetado en todas las cajas para que tú y otras personas puedan entenderlo.
2. Ordena y organiza
Cuando hayas guardado tus documentos dentro la caja y los hayas etiquetado, es tentador colocar en cualquier orden las cajas en la bodega storage. No obstante, no debes hacer esto. ¡Intenta ser organizado!
Antes de comenzar, recomendamos que hagas una pausa y analices qué documentos necesitarás más. Si hay una caja de papeles que definitivamente utilizarás al final del trimestre, no la coloques detrás de aquellas que sabes que no vas a usar.
Organiza tu almacén de tal forma que las cajas con pocos documentos queden en la parte posterior de tu bodega de almacenaje y aquellas con los documentos más esenciales se encuentren en la parte delantera.
3. Compra contenedores de calidad
No es una buena idea almacenar grandes pilas de papel en un depósito de alquiler. De hecho, los montones de documentos hacen que un lugar se vea desordenado y más pequeño.
Esto es perjudicial, pues reduce el espacio de almacenamiento no solo en la bodega, sino que también en tu propia casa. Entonces, para maximizar la protección y el orden, necesitas cajas archivadoras de cartón.
Estas son esenciales para almacenar tus documentos. Si planeas guardarlos por un periodo largo, no escatimes la calidad porque las cajas de cartón baratas pueden deshacerse rápidamente y ocasionar que tus documentos se caigan al piso.
Cuando guardes tus archivos, recuerda retirar las carpetas de los documentos. Estas son grandes, voluminosas y ocupan mucho espacio. De esta forma, cuando las retires, podrás guardar un 25% más de archivos.
Ahora ya conoces las ventajas de almacenar tus archivos físicos en una bodega storage. Sabemos cuán importantes y esenciales son tus documentos. Por eso, ¡opta por la manera más segura de almacenamiento disponible en el mercado!
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