5 consejos para organizar mejor los documentos en tu oficina

Trabajar de forma autónoma o iniciar un negocio puede provocar algunos factores de estrés. Gestionar y organizar la documentación no debería ser uno de ellos. Por eso, varias personas están optando por alquilar un almacén para ordenar y guardar los documentos de su empresa, pues esto les ayuda a tener una mayor claridad de sus pertenencias. 

De igual forma, tener un sistema de almacenamiento seguro puede brindarte una mayor sensación de control sobre la parte administrativa de tu negocio. Además, te estresarás menos cuando necesites encontrar algo. A fin de ayudarte a gestionar este aspecto en tu empresa, en el siguiente artículo te mostramos 5 consejos para organizar los documentos en una oficina

1. Consigue los materiales que necesitas

Lo último que quieres es esparcir todos tus papeles por la oficina para darte cuenta de que no tienes lo que necesitas para ordenar todo ese caos. Por ello, antes de empezar, es fundamental que te asegures de tener al alcance de la mano lo que vas a utilizar. Algunos elementos esenciales pueden ser: 

  • Una papelera
  • Archivadores 
  • Un armario de oficina 
  • Etiquetas o pósits 
  • Una caja fuerte para los documentos importantes

Lo que requieras puede variar en función de tu forma de trabajar, de tu empresa y de tus objetivos. La cuestión es que te asegures de que cuentas con todo lo necesario para organizar todo en tu oficina antes de ponerte manos a la obra.  

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2. Crea un sistema de organización 

crea sistema organizacion
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Considera esta tu regla de oro para organizar los documentos: Mientras menos veces toques un papel, mejor. Eso significa que debes pensar en una forma de archivarlos antes de empezar a ordenarlos. ¿Cómo quieres clasificarlos? Hay muchas opciones diferentes, por ejemplo:

  • Por cliente 
  • Por año o periodos de tiempo específicos
  • Por categoría (finanzas, asuntos jurídicos, etc.)
  • Por tipo de documento (contratos, facturas, informes financieros, etc.)

Un buen sistema de almacenamiento tiene que ser sencillo. Por lo tanto, si te cuesta averiguar cuál es la mejor manera de ordenar tus papeles, pregúntate: Si en el futuro tuviera que buscar este documento, ¿en qué lugar lo haría primero? 

Cualquiera que sea el sistema que establezcas para tus documentos físicos, utiliza el mismo para tus archivos digitales. Esto te ayudará a identificar el método más sencillo para clasificar tus documentos. ¡Tu futuro yo te lo agradecerá!

3. Empieza con un área a la vez

Es probable que tengas los documentos de tu empresa esparcidos en distintos lugares. Quizás tengas un armario lleno de ellos, una pila de papeles sobre tu escritorio y una gran cantidad de archivos digitales importantes en tu bandeja de entrada. 

Esto puede resultar abrumador, así que haz que el proceso sea más manejable empezando por un área a la vez. Por ejemplo, puedes encargarte primero de aquel armario antes de pasar a los papeles que están dispersos por tu oficina. 

De este modo, lograrás ordenar la documentación de manera coordinada, evitarás que se te escape algo importante y mantendrás el orden a medida que continúas organizando cada documento. 

4. Deshazte de los documentos innecesarios

Deshacerte un poco de estos documentos puede provocar cierta paranoia. ¿Cómo sabes con seguridad que no volverás a necesitar esto? Esa preocupación es comprensible, aunque no del todo válida. Además, significa que corres el riesgo de saturar tu oficina con todo tipo de archivos innecesarios.

Pero, ¿cómo saber qué debe quedarse y qué debe irse? Los requisitos exactos varían en función del tipo de documento, pero puedes considerar un plazo de siete años. Por lo general, es probable que todo lo que tenga más de este periodo de tiempo pueda descartarse sin causar ningún problema para tu empresa. 

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5. Establece un plan para mantener el orden 

establece plan mantener orden
establece plan mantener orden

¡Lo hiciste! Pusiste en orden todos tus documentos. Ahora debes mantenerlos de esta manera. Es abrumador tener que organizar toda la documentación cuando todo está desordenado. Por ello, si no deseas volver a pasar por este proceso, reserva un poco de tiempo cada semana o cada mes para ordenar todos tus documentos. 

Programa en tu calendario días específicos para hacerlo, de modo que no se te olviden. Luego, cúmplelos como lo harías con cualquier otra cita o compromiso. De esta manera, podrás controlar la situación y evitarás tener que dedicar tantas horas a esta actividad en un futuro próximo.

Ahora conoces 5 tips para ordenar los documentos en tu oficina. Organizar tus papeles requiere una inversión de tiempo, pero al final valdrá la pena cuando disfrutes de un mayor orden en tu empresa. ¡Sigue estas recomendaciones y desarrollarás un sistema que te permita encontrar con facilidad lo que necesitas, justo cuando lo requieras! 

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