¿Cómo organizar una oficina administrativa?

Alquilar un almacén es ideal para organizar cualquier espacio, pues son de mucha ayuda para guardar los objetos que pueden estorbar durante el proceso. Sin embargo, el proceso de organización puede ser diferente de acuerdo con el espacio que desees arreglar. 

Por ejemplo, la organización de una oficina puede ser bastante diferente a la organización de una habitación y también lo será la forma de mantener el orden en estos espacios. 

¿Deseas conocer cómo organizar una oficina administrativa adecuadamente? En The Safe Storage Co. te mostramos algunos pasos a seguir para que este proceso sea exitoso.

Las oficinas administrativas

Los departamentos de administración en las grandes empresas están formados por muchas personas en comunicación constante. De igual forma, los administradores de las diversas oficinas comprenden la mayor parte de la fuerza laboral de este departamento. Sin embargo, ¿por qué es tan importante el orden en esta área?

Importancia de los departamentos administrativos

A manera de analogía, un departamento administrativo es la superautopista de información de cualquier negocio. Esta área podría catalogarse como un área integral, en donde interactúan los responsables de diversos departamentos en un único espacio.

Dentro de este, se contextualizan las necesidades administrativas de las diversas áreas de trabajo, y luego, se espera llevar esta información a las áreas de mayor jerarquía para su discusión; aunque estos pasos pueden variar de acuerdo con la organización de cada compañía.

Siendo así, los administradores departamentales tienen la función de garantizar que se satisfagan las necesidades de otros departamentos, al mismo tiempo que se aseguran de que la empresa en general funcione sin problemas. 

Las funciones de un departamento administrativo pueden ser tan sencillas como solicitar toallas de papel para cierta área o tan críticas como las conversaciones presupuestarias de toda la empresa. 

Asimismo, cuando los departamentos externos necesitan forjar una relación con un departamento determinado, un administrador es la persona que facilita estas reuniones.

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Consejos para la organización del departamento administrativo

Si estás creando un nuevo departamento administrativo o si tienes la tarea de organizarlo y optimizar los procesos de este, es probable que debas ocuparte de mucho más que un solo departamento. 

En cierto modo, trabajar con el departamento administrativo es como tratar con toda una corporación a la vez. Por lo que, independientemente del tipo de trabajo que estés haciendo, algunos consejos generales de cómo eliminar el desorden, ordenar los espacios y mantenerlos optimizados, serán de ayuda.

Eliminar el desorden de la oficina

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El desorden en una oficina administrativa puede ser tanto físico como digital. Por esta razón, la forma más eficaz de mantener en orden este lugar de trabajo, así como mejorar el desempeño laboral, es dejar los espacios completamente limpios. 

Revisa todos los archivos que tiene este departamento y elimina los que no sean relevantes. En muchas oficinas, esto significa deshacerse del exceso de papel; y en una oficina administrativa, esto puede significar eliminar varios archivos de las computadoras. 

Mientras limpias, es una buena idea asegurarte de guardar todo lo que estás legalmente obligado a guardar; y posteriormente, almacenarlo de manera adecuada. Una unidad de almacenamiento es ideal para guardar documentos importantes u objetos de gran tamaño.

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Establece el compromiso de los colaboradores

Reúnete con tus colaboradores directos y habla con ellos sobre los trabajos que se desean realizar en la oficina. Descubre lo que creen que podría funcionar mejor y lo que creen que funciona correctamente dentro del departamento. 

Los administradores son las personas que tendrán mayor conocimiento de lo que sucede dentro de sus oficinas, por lo que es valioso escuchar sus perspectivas. Además, esto ayudará a que se mantenga un compromiso colectivo entre todos los colaboradores del área, lo que ayudará a que el orden se mantenga con el tiempo.

Organizar el departamento

oficina
 

En caso de que la opinión de los colaboradores haya evidenciado algunos cambios adicionales, este es el momento adecuado para realizar estos cambios. Por ejemplo, puede que la oficina se encuentre totalmente limpia, pero quizá la organización del espacio no es la adecuada para las labores que allí se realizan.

Siendo así, es indicado reorganizar todo el lugar. Para evitar mover todos los muebles de lugar innecesariamente, prueba encontrar el mejor espacio de estos con ayuda de un mapa o croquis de la oficina. Además, recuerda que alquilar un almacén puede ser de gran ayuda para este proceso.

De igual forma, recuerda no subestimar la importancia del orden en la oficina, ya que este puede ayudar a que todos los colaboradores del área sean más productivos y se encuentren motivados. Además, un cambio de imagen a la oficina puede hacer que muchos se sientan en una oficina nueva.

Cómo organizar una oficina administrativa

La forma idónea de mejorar la eficiencia de los empleados es brindarles el espacio y las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. De igual forma, contar con una oficina ordenada ayudará a que se mantenga la confianza necesaria para garantizar operaciones sin problemas.

También, es una buena idea programar reuniones individuales periódicas con los colaboradores y tener en cuenta sus opiniones a medida que se realiza este proceso. ¡Mantén el orden en la oficina en todo momento!

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