Alquilar un almacén es ideal para organizar un espacio de trabajo, una oficina, o cualquier ambiente que utilices para realizar tus actividades laborales. Y así como es importante mantener el orden en tus espacios de trabajo, también es importante que el flujo de trabajo de tu empresa y colaboradores en general se mantengan correctamente organizados.
En promedio, ¿cuántos correos electrónicos intercambias con tus compañeros de trabajo todos los días? ¿Cuánto tiempo tardas normalmente en informar a tu equipo sobre el progreso de tus actividades? Si tus respuestas contienen números considerables, entonces deberías considerar actualizar tus herramientas de colaboración.
En general, hay muchas razones por las que los jefes de equipo pueden beneficiarse del uso de aplicaciones de gestión de equipos. Por lo que, a fin de ayudarte, en The Safe Storage Co. te mostramos cuáles son las mejores herramientas de colaboración para trabajar en equipo.
Herramientas de colaboración
Las aplicaciones de administración de equipos ayudan a mantener a todos los miembros de un grupo de trabajo en un mismo ritmo, por lo que garantizan que nadie se quede atrás con sus tareas.
Al usar estas aplicaciones, es más fácil para los gerentes comunicarse con los miembros de su equipo y averiguar lo que necesitan desde el principio, antes de que surjan problemas. Sin embargo, ¿cómo puedes escoger la mejor herramienta para trabajar en equipo?
Criterios que considerar
Hay muchas opciones a elegir cuando se trata de escoger una aplicación o herramienta de colaboración. Sin embargo, algunas serán más efectivas que otras; esto estará sujeto a las necesidades de cada equipo y su flujo de trabajo.
Siendo así, estos son algunos criterios que debes tener en cuenta para elegir tu herramienta de colaboración:
- Necesidades específicas del equipo: ¿Dónde tiene problemas tu equipo? ¿El problema surge o tiene relación con la gestión de proyectos? ¿Comunicación? ¿Cumplimiento de plazos? Busca una aplicación que llene los vacíos y ayude a abordar estas necesidades.
- Facilidad de uso: ¿Qué tan fácil es usar la aplicación? ¿Tu equipo necesita aprender a utilizar todas las funciones que ofrece la herramienta?
- Características especiales: ¿Qué hace una aplicación que la distingue de las demás? ¿Son sus funciones adicionales útiles para ti y las necesidades específicas de tu equipo?
- Implementación e integración: ¿La aplicación funciona con los programas actuales de tu empresa? ¿Es compatible con las computadoras, teléfonos inteligentes y otros dispositivos de tu equipo de trabajo?
- Ancho de banda: ¿Cuánto puede soportar la aplicación? ¿Proporciona un almacenamiento adecuado de documentos (si lo necesitarás)? ¿Los miembros de su equipo pueden crear una cuenta y usarla con facilidad?
- El presupuesto: ¿Cuánto puedes permitirte gastar mensual o anualmente en una aplicación de gestión de equipos?
Estas son algunas preguntas útiles para decidir qué aplicación es más efectiva para ti y tu grupo de trabajo. Con esto en mente, estas son algunas de las mejores herramientas de colaboración en equipo.
Gestionar proyectos y tareas
Las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para asegurar un correcto flujo de trabajo. ¿Quién puede coordinar eficazmente cuando no puede supervisar el progreso de las tareas o realizar un seguimiento de los objetivos?
1. Asana
Una de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas, Asana permite a los usuarios asignar tareas a otros miembros, agregar seguidores a los proyectos y monitorear los plazos de entrega. Es muy útil como lista de tareas pendientes o calendario para la planificación estratégica.
2. Dapulse
Dapulse es una herramienta de colaboración que te ayuda a comunicarse, establecer objetivos y asignar tareas a tu grupo de trabajo; que cuenta con una gran ventaja: tiene un excelente diseño visual, por lo que es fácil de entender y trabajar.
3. ProofHub
ProofHub es una herramienta que ofrece un conjunto completo de funciones de colaboración y gestión de proyectos. En esta plataforma, puedes organizar archivos, planificar y monitorear proyectos; así como discutir con colegas y partes interesadas.
ProofHub también te permite revisar y aprobar archivos a través de una herramienta de revisión en línea. Adicionalmente, si necesitas varios de estos archivos en formato físico, te recomendamos guardarlos de manera segura en una unidad de almacenamiento.
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Comunicarse con el equipo
Las personas no pueden colaborar sin un adecuado canal de comunicación. Desde la mensajería instantánea hasta las herramientas de videoconferencia (la mejor alternativa a reuniones cara a cara); existen muchas opciones cuando se trata de herramientas de colaboración en equipo:
1. Flowdock
Flowdock es una plataforma de chat grupal y privada. Su característica más interesante es la bandeja de entrada del equipo, que agrega notificaciones de otros canales, tales como Twitter, Asana y herramientas de atención al cliente.
2. GoToMeeting
GoToMeeting es un software de videoconferencia en línea que permite a los usuarios programar reuniones y compartir pantallas. Es una de las herramientas de videollamadas más populares, que cuenta con millones de usuarios.
3. Slack
Slack es una plataforma popular y bien diseñada que tiene la capacidad de enviar mensajes instantáneos, transferir archivos y cuenta con una ideal búsqueda de imágenes. Además, es una aplicación segura para mantener seguros tus documentos importantes.
Colaborar al mismo tiempo
Una tarea no siempre es responsabilidad de una persona. A veces, los miembros del equipo necesitan colaborar para cumplir con ciertas asignaciones en su totalidad. Estas son las mejores herramientas de colaboración en vivo:
1. Codingteam
Los programadores pueden colaborar fácilmente al escribir su código a través de plataformas como Codingteam. Esta plataforma ofrece una «falsificación de software» gratuita, que fomenta la visibilidad y la creación de código colectivo.
2. Igloo
Igloo es una intranet empresarial que permite a las personas comunicarse y trabajar. Su wiki, un espacio virtual similar a un cuaderno o tablero, permite que todos los colaboradores puedan compartir información e ideas libremente.
Este espacio te ayudará a mantener las tareas ordenadas dentro de tu intranet, designando a los equipos responsables de estas y fomentando la participación de los colaboradores.
3. Google Drive
Existen diversas herramientas de colaboración de Google, tales como Documentos de Google y Hojas de cálculo, que están diseñados para permitir que los equipos editen archivos al mismo tiempo, guardando todos sus cambios automáticamente.
Las mejores herramientas de colaboración para trabajar en equipo
Hasta aquí, hemos revisado varias aplicaciones de colaboración y gestión de equipos, que puedes usar para mantener a los colaboradores de tu empresa enfocados en sus objetivos y brindarles el apoyo y responsabilidad que necesitan.
Te recomendamos que evites elegir algo que sea demasiado caro o que no sea necesario para las necesidades de tu equipo, pues este servicio será un costo innecesariamente alto en tu presupuesto.
Recuerda que es importante incluir a tu equipo en el proceso y obtener sus comentarios al elegir las aplicaciones, a fin de que todos puedan estar satisfechos en un ambiente laboral integral.
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